A.TECNICAS APLICADAS EN LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN.
En este apartado deben explicarse cada una de las técnicas que se aplicaron (entrevista, encuesta o alguna otra), a quiénes se les aplicó, con qué propósito, cómo se desarrollo, pasos que siguieron, y cuál fue el uso específico que se le dió a la información o datos recopilados a través de éstos.
También deben describirse los instrumentos que se han utilizado en la investigación, mencionando cómo es su estructura, su contenido, en qué se han basado para su construcción, cómo se califican y ponderan las respuestas y cuál ha sido el proceso de validación.
B.RESULTADOS.
En este apartado se debe exponer desde cómo se tabularon y organizaron los datos, los respectivos cuadros y gráficos con su respectiva descripción de los resultados, los modelos estadísticos y/o programas que se utilizaron para su exposición, la justificación del por qué se usaron y cómo se efectuaron las pruebas de hipótesis en el caso que se realicen.
C.DISCUSIÓN DE RESULTADOS.
Autoevaluación de los procedimientos empleados y discusión de los posibles alcances y significados de la investigación. Se hace una interpretación acerca de los resultados obtenidos con respecto a la información encontrada en la revisión de la literatura, evitando hasta dónde sea posible especular.
D.CONCLUSIONES.
Las conclusiones en el informe de investigación, hacen referencia a los resultados concretos que se obtuvieron en el desarrollo de la investigación y que fueron presentados ampliamente en el desarrollo del cuerpo del trabajo, prácticamente es un resumen sintético de los puntos más importantes y significativos para los autores. Estas van acorde al numero de objetivos planteados en la investigación, esto no quiere decir que no se presentará otra información importante obtenida durante el estudio.
H. RECOMENDACIONES.
Las recomendaciones constituyen el aparato del documento, dónde la creatividad del investigador (es) se pone de manifiesto en el planteamiento de políticas, estrategias y medidas de acción a tomar por instituciones (públicas o privadas), requisitos, entidades, etc. para la solución del problema que se investigó.
I. ANEXOS
Aquí se ubicarán los instrumentos y otro tipo de documento que han sido necesarios para el desarrollo del trabajo y que no se ha considerado otro lugar para ellos en el documento.
Los anexos son secciones adicionales que se adjuntan al documento escrito, el objetivo es presentar información adicional importante, ya sea para prolongar la explicación de los datos, como también para confirmarlos. Se ubica después de las conclusiones y recomendaciones, antes de la bibliografía.
Ejemplo de anexos: copias de documentos, mapas, planos, cuestionarios, guías de entrevista y observación, proyectos, programas, cuadros, gráficos, diagramas, resultados de laboratorios, cronogramas, presentación de la exposición etc. Dichos agregados son ordenados de acuerdo a cómo han sido citados en el cuerpo del trabajo.
J. BIBLIOGRAFIA
Es la última parte del informe de investigación, agrupa todas las fuentes consultadas para la realización de la investigación y redacción del informe. Las fuentes pueden ser libros, revistas, boletines, periódicos y documentos varios(referencias electrónicas o de Internet).
Cuando la bibliografía es utilizada en el trabajo comprende otras fuentes además de libros, se dividirán en secciones que se clasifican y ordenan de la siguiente manera: libros, revistas, boletines, periódicos, documentos y otras fuentes ( como por ejemplo la entrevista, referencias electrónicas o de Internet), los titulados de estas secciones irán en mayúscula en el centro de la página. Lo que se presenta a continuación es una sugerencia para elaborar la bibliografía. Sin embargo, se remite a los lectores a consultar las Normas que la American Psychological Association (APA), 5° Edición a elaborado con el objetivo de que sean consideradas para la elaboración de una Bibliografía más completa.
Cada fuente se enumera y se ubica en orden alfabético.
Elementos que componen la bibliografía:
oLIBROS.
1. Autor (apellidos y nombres)
2. Título de la obra, subrayado y seguido de un punto.
3. Número de edición y seguido de una coma
4.Lugar de la edición( ciudad) y seguido de una coma
Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.
Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que las tablas de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los contenidos. Por otra parte, algo fundamental es la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones.
La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos. El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada. La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones. Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario. La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.
Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Tipos de Observación
El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
1.Determinar y definir aquella que va a observarse.
2.Estimular el tiempo necesario de observación.
3.Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4.Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
1.Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2.Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3.Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
4.Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5.Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
1.Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2.Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
Diagrama de Flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
·Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
·Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
Control (retener las Ganancias):
·Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
·Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
·Entrenar a nuevos empleados.
¿Cómo se Utiliza?
La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;
1.PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
2.DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
3.DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4.UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
5.HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
o¿Quién recibe el input?
o¿Qué es lo primero que se hace con el input?
1.DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:
o¿Qué produce este paso?
o¿Quién recibe este resultado?
o¿Qué pasa después?
o¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
1.COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
2.REVISIÓN: Preguntar:
o¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
o¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
o¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
1.DETERMINAR OPORTUNIDADES
Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.
Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.
El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso
Consejos para la construcción / Interpretación:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.
Relación con otras herramientas:
Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:
